KVKK ve ses kaydı: Deşifrede nelere dikkat etmeli?

Ses kaydı almak KVKK’ya aykırı mı?

Kayıt almak tek başına aykırı değildir, koşulları vardır. İşleme hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, belirli bir amaca bağlı ve amaçla ölçülü olmalıdır (md. 4). Ayrıca Kanun’daki hukuki sebeplerden birine dayanmalıdır: Açık rıza bunlardan biridir, sözleşmenin ifası, hukuki yükümlülük ya da meşru menfaat gibi başkaları da vardır (md. 5).

Kanun’un uygulanmadığı hâller de var. Tamamen kişisel ya da aile içi faaliyetler, üçüncü kişilere verilmemek ve veri güvenliği sağlanmak kaydıyla kapsam dışıdır. Sanat, tarih, edebiyat, bilim ve ifade özgürlüğü kapsamındaki işlemeler de özel hayatın gizliliğini ve kişilik haklarını ihlal etmemek, suç oluşturmamak kaydıyla kapsam dışında sayılır (md. 28). Bu istisnalar sınırsız değildir, araştırmacı ve gazeteci meslek ilkelerine de bağlıdır.

KVKK’dan ayrı olarak ceza hukuku da geçerlidir. Türk Ceza Kanunu md. 133, aleni olmayan konuşmayı rıza olmadan kaydetmeyi, konuşmanın tarafı olsanız bile suç olarak düzenler (5237 sayılı Kanun). Bu yüzden en güvenli yol, kayda başlamadan söylemektir.

KVKK kapsamında ses kaydı: Kayıt almadan önce

1. Amacı yazın. Kaydı neden aldığınızı ve metni ne için kullanacağınızı netleştirin.
2. Hukuki sebebi seçin. Hangisine dayandığınızı bilin.
3. Aydınlatın. Karşı tarafa kim olduğunuzu, amacı, verinin kime aktarılabileceğini ve haklarını söyleyin (md. 10).
4. Rıza kullanıyorsanız kayıtta alın. Sonradan kanıtlamak böylece kolaylaşır.

Kısa bir örnek: “Bu görüşmeyi kaydediyorum ve yazıya dökeceğim. Kaydı yalnızca bu araştırma için kullanacağım, çalışma bitince sileceğim. Kabul ediyor musunuz?” Bu cümle her durumda yeterli değildir, kurumunuzun aydınlatma metniyle uyumlu olmalıdır.

Veri sorumlusu kim? Deşifre edenin rolü

Veri işlemenin amacını ve yöntemini belirleyen kişi veri sorumlusudur (md. 3). Bir görüşmeyi deşifre ediyorsanız bu çoğunlukla siz ya da çalıştığınız kurumsunuz. LiveType’ı işleten ise üyelik sözleşmesine göre deşifre metinlerini sizin adınıza saklayan veri işleyendir. Hesap bilgileriniz içinse veri sorumlusu işletendir, ayrıntılar aydınlatma metninde. Yani aracı seçmek sorumluluğu araca devretmez.

Deşifre aracı seçerken sorulacak sorular

Bunu kendiniz doğrulamanın yolunu sesi yüklemeden deşifre sayfası anlatıyor.

Bulut deşifresinde veri aktarımı: Yurt dışına aktarım

Yurt dışındaki bir hizmete ses göndermek, Kanun’un 9. maddesine tabi bir aktarımdır. 2024 değişikliğiyle bu madde yeterlilik kararı ve uygun güvenceler üzerine yeniden düzenlendi. Seçeneklere göre durum şöyle:

• Bu cihaz: Ses cihazdan çıkmaz, bu soru doğmaz. Model dosyaları dışarıdan iner, ama ses gönderilmez.
• Kendi anahtarınızla bulut: Ses tarayıcınızdan doğrudan seçtiğiniz sağlayıcıya gider, aktarımı siz yapmış olursunuz. Sağlayıcının koşulları geçerlidir.
• Kredili bulut: Ses sunucumuzdan saklanmadan geçip sağlayıcıya iletilir.
• Uzak cihaz: Ses eşten eşe, şifreli olarak kendi ya da ekibinizin cihazına gider.

Hassas görüşmelerde cihazda deşifre seçmek en kolay yoldur. Seçenekleri bulut deşifresi ve uzak cihaz sayfasında karşılaştırdık.

Yazıya döktükten sonra: Saklama, silme, haklar

• Amaç bitince silin. Veriyi işleme sebebi ortadan kalkınca silmek, yok etmek ya da anonim hâle getirmek gerekir (md. 7). Ses dosyasını, metni ve dışa aktardığınız kopyaları unutmayın.
• Gereksiz paylaşmayın. Herkese açık bağlantıyı kişisel veri içeren metinde kullanmayın.
• Kodlayın. Araştırmada görüşme deşifresi, haberde röportaj deşifresi rehberleri anonimleştirme ve kaynak korumayı anlatıyor.
• Başvuruya hazır olun. Kişi verisinin işlenip işlenmediğini sorabilir, düzeltilmesini ya da silinmesini isteyebilir (md. 11).

İşveren ya da kurum adına çalışıyorsanız önce kurumun politikasını sorun. Bu sayfadaki bilgiler genel niteliktedir, hukuki görüş yerine geçmez.